Le tri digital c'est bien mais comment s'y prendre ?

Par où commencer le tri digital ?

Ça y est, c’est fait. Après des heures de tri de vos papiers, de catégorisation, de classement, vous êtes enfin arrivée au bout de votre pile de papier.

Vous avez créé de jolis dossiers. Vous avez apposé l’autocollant STOP PUB sur votre boîte aux lettres. Vous êtes soulagée et très fière de vous, mais à l’ouverture de votre messagerie, c’est la catastrophe ! Il est temps de passer au tri digital.

Le revers de la médaille du tout numérique, c'est que votre ordinateur croule maintenant sous les e-mails. 😒

Vous avez l’impression d’avoir reporté le problème de votre Tour de Pise de papiers dans votre messagerie.

Vous vous retrouvez avec des dizaines et des dizaines de mails, dont vous ne savez plus quoi faire.

Vous vous sentez perdue parce que vous ne « voyez » plus le document papier physiquement.

✅ Il y a encore du papier qui arrive inexorablement dans votre boîte aux lettres. Certains organismes vous envoient encore des factures papier quand d’autres ne vous ont pas laissé le choix et ont dématérialisé leur communication sans demander votre avis.

✅ Et ça, c’est sans compter sur les mails publicitaires qui ont pris la place des nombreuses publicités que vous receviez chaque jour dans votre boîte aux lettres. L’autocollant STOP PUB ne peut rien faire contre l’arrivée des e-mails commerciaux !

Vous devez maintenant jongler avec le papier et le numérique, cela vous stresse encore plus qu’avant.

Vous vous retrouvez avec beaucoup d’identifiants et de mots de passe que vous ne retenez pas.

Attention à ces deux erreurs que beaucoup, d’entre nous faisons régulièrement :

🚫 1^ère erreur : vous les notez méticuleusement dans un carnet que vous ne retrouvez pas quand vous en avez besoin. Ben oui, c’est normal, vous savez qu’il ne faut pas les noter sur papier alors vous avez bien soigneusement caché ce carnet et vous ne le retrouvez plus au moment où vous en avez besoin !

🚫 2^ème erreur : vous avez les mêmes identifiants et mots de passe pour quasiment toutes vos connections internet. Houhou 😱 Gravissime erreur !

Il existe un logiciel gratuit et libre de droit recommandé par l’état : Keepass. Il est très simple d’utilisation et surtout SÉCURISE. 🔐

Une fois que vous aurez numérisé tout ce qui était possible de numériser, il ne faut pas oublier de traiter les mails et autres notifications que vous recevez sur votre ordinateur.

Mais alors, comment faire pour :

📨 Ne pas vous perdre dans la jungle de votre ordinateur ?

📨 Créer des dossiers numériques simples et clairs ?

📨 Ne pas perdre d’informations ?

📨 Se souvenir de ses identifiants et mots de passe ?

📨 Ne pas supprimer un mail par inadvertance ?

📨 Limiter l’arrivée des e-mails dans votre messagerie ?

📨 Comment bien vous servir de votre messagerie ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, je souhaite que vous imaginiez votre boîte d’e-mails comme votre boîte aux lettres papier.

Nous sommes d’accord que chaque jour ou presque, vous allez vérifier si votre boîte aux lettres contient ou non du courrier ? Vous la videz à chaque fois ?

Et bien pour votre messagerie électronique, c’est la même chose. Ne laissez aucun message non traité.

Mon credo : le vendredi soir, tous les mails de ma messagerie doivent être, au minimum analysés. Je prends 15 minutes pour analyser et traiter ce que je n’ai pas pu faire pendant la semaine. J’en profite également pour planifier la semaine suivante à l’aide de mon agenda et je mets à jour mes finances.

Votre messagerie ne DOIT être qu’un lieu de passage pour votre courrier électronique et non un lieu de stockage :

NON à la Tour de Pise virtuelle !

Concrètement, comment organiser votre tri digital ?

Vous l’avez compris, tout commence par votre messagerie. Comme pour le papier, il faut passer par l’étape du tri de vos messages.

❗️Important : factures, appels à paiements, mails divers et variés nécessitant une action de votre part : vous les traitez et vous les classer dans vos dossiers numériques lors de votre routine administrative.

Personnellement, je traite immédiatement ce genre de mails, car j’en reçois très peu.

Mais quand cela n’est pas possible, je les marque en rouge. 📮 Visuellement, cela me permet d’aller à l’essentiel quand je dois les analyser. Je procède également de cette façon quand je dois reporter le montant d’une facture dans mon budget. Une fois qu’ils sont traités, je les classe dans leur dossier respectif.

❗️Personnel : vous y répondez, classez ou supprimez une fois qu’ils sont traités. Très honnêtement, je pense que je ne reçois quasiment plus de mails personnels. Avec toutes les applications que nos téléphones possèdent, le mail perso fait presque office de dinosaure.

❗️Publicitaires et newsletters : s’ils ne vous intéressent pas ou plus, vous vous désabonnez des e-mails marketing et de leurs newsletters. Une fois fait, vous les supprimez.

Petit conseil : limitez au maximum les abonnements aux newsletters. Ne gardez que celles qui vous intéressent vraiment et que vous prenez le temps de lire. Pour les autres, pas de regrets à avoir, vous vous désabonnez. Si le cœur vous en dit, vous vous réabonnerez plus tard.

Autre point non-négligeable : malheureusement il arrive encore trop souvent que nos adresses e-mail soient « vendues » à des sociétés commerciales peu scrupuleuses. On se retrouve assommé de mails publicitaires, plusieurs fois par jour.

Cela m’est personnellement arrivé il y a 3 mois. Jusqu’à 30 mails par jour ! L’horreur ! Alors je sais que c’est très long à faire, mais désabonnez-vous systématiquement. C’est un éternel recommencement et un des effets néfastes du tout numérique.

Petit aparté : c’est comme pour les démarchages téléphoniques intempestifs que l’on reçoit aussi très régulièrement. Vous pouvez signaler les numéros de téléphone sur ce site internet du gouvernement http://www.bloctel.gouv.fr/

C’est assez efficace même s’il faut régulièrement signaler d’autres numéros. Comme la mauvaise herbe… On a beau la supprimer, elle repousse toujours !

Maintenant, que vous avez trié votre messagerie, comment classer les mails et autres documents que vous devez garder ?

C’est TRÈS SIMPLE.

Vous allez recréer virtuellement votre classement papier dans votre ordinateur. Cela sera beaucoup plus pratique pour vous y retrouver.

Vous allez me dire, que vous faites tout en doublon ??? Oui et non.

Peu à peu, vous n’aurez plus de documents papiers et de plus en plus de documents numérisés. Ce doublon est nécessaire pour procéder en douceur à la transition complète ou presque. A ce stade, il est inutile de scanner tous vos documents. Vous le ferez au fil de l’eau.

Commencez par répertorier le nom des catégories de vos dossiers papiers.

- Créer des dossiers et des sous-dossiers dans votre ordinateur. Je vous donne deux exemples que pour que ce soit plus parlant.

- - Dossier principal FINANCES
    - Dossier secondaire COMPTES BANCAIRES
    - Dossier secondaire COMPTES ÉPARGNE
    - Dossier secondaire CRÉDIT IMMOBILIER
    - Dossier secondaire CRÉDIT CONSOMMATEUR
    - Dossier secondaire BUDGET FAMILIAL

Vous procédez de la même façon pour chaque dossier concernant votre famille, votre vie.

- Dossier principal SANTÉ

- - Dossier secondaire SÉCURITE SOCIALE – MUTUELLE
  - Dossier secondaire FICHE SANTÉ pour chaque membre de la famille si nécessaire
  - Dossier secondaire SUIVI FINANCIER DES ARRÊTS MALADIE
  - Dossier secondaire SUIVI FINANCIER DES ARRÊTS POUR ACCIDENT DE TRAVAIL

Dans chaque sous-dossier, vous enregistrez toutes les informations qui vous sont utiles et nécessaires.

Dans certains cas, notamment les factures d’énergie, les fiches de paies, tout est déjà dématérialisé et stocké sur un serveur central et totalement sécurisé.

Vous ne les recevez évidemment plus en format papier et vous n’êtes donc plus contrainte d’imprimer les factures pour le fameux « au cas où ! » Vous recevez simplement un mail vous indiquant qu’elles sont consultables sur leur site internet.

Pour être honnête, j’étais fébrile avec ces nouveaux procédés, au départ. Mais maintenant, je consulte mes factures de cette façon pour la contrôler et valider le paiement. Je note dans mon budget le montant qui sera débité et je supprime le mail. C’est typiquement ce genre de mail que je peux marquer en rouge dans ma messagerie si je ne peux pas le traiter immédiatement.

Et si votre ordinateur tombe en panne ? Si votre disque dur externe, votre clé USB, votre téléphone rendent l’âme ?

Vous avez raison de vous inquiéter. Je ne vous dirai pas le contraire mais il existe des solutions.

Je vais vous expliquer comment je fais et ensuite à vous de trouver la solution qui vous convient le mieux.

J’utilise la plateforme Google Drive pour stocker tous les documents importants comme

▶️ une copie de nos pièces d’identité et de nos passeports,

▶️ une copie de notre livret de famille,

▶️ une copie de notre carte vitale et de mutuelle,

▶️ une copie de nos équipements sous garantie,

▶️ les photos que je n’ai pas encore mises sous album.

Pour le moment je n’y stocke rien d’autre. Je fais régulièrement des sauvegardes sur disque dur externe et ne surcharge pas mon ordinateur de documents inutiles.

Bien sûr vous pouvez stocker, sur cette plateforme, ce que vous voulez. Vous créez, là aussi, votre propre classement.

Vous pouvez consulter cette plateforme de n’importe où sur un ordinateur où sur votre téléphone. Il me suffit d’avoir accès à internet pour récupérer vos documents si nécessaire.

Il existe d’autres plateforme de ce genre comme DropBox et bien d’autres. A vous de choisir celle qui vous convient le mieux.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour passer à l’action.

Beaucoup de choses changent en terme administratif : plus de simplicité, plus de rapidité, moins de papier et il n’est pas toujours facile de s’y retrouver.

J’espère vous avoir aidé avec cet article à trouver des réponses au basculement inévitable du monde du papier vers le monde du numérique et donc au tri digital.