En finir avec le chaos des papiers administratifs !
Mettez au diapason votre paperasse.
Nous sommes en mai et en mai, oui on fait ce qu’il nous plait mais on finalise surtout sa déclaration d’impôts. Il est temps de ressortir ses papiers.
Ouah, pas très fun comme sujet, Poppins !
Mais pourquoi je vous parle de cela ?
Et bien parce que pour finaliser ma déclaration de revenus, j’ai ressorti les fiches de paies et autres documents nécessaires pour vérifier les chiffres, indiquer les réductions d’impôts auxquelles on a droit, etc…
Je n’ai eu aucun mal à trouver les différents documents dont j’avais besoin et en moins de 10 minutes ma déclaration de revenus était validée.
Pourquoi à votre avis ? Parce que j’ai retrouvé facilement toutes les pièces administratives dont j’avais besoin.
Cette période de l’année qui est une source d’angoisse pour beaucoup, est passée comme une lettre à la poste pour moi.
Une image m’a cependant traversé l’esprit quand j’ai vu mon bureau et mes dossiers en ordre.
J’ai immédiatement pensé aux remarques d’une amie :
- la paperasse m’étouffe,
- j’en ai de partout,
- je ne retrouve jamais rien,
- cela me prend des heures à chaque fois !
Je vous rassure tout de suite, il existe des solutions même pour les allergiques aux papiers.
Le secret pour enfin remettre de l’ordre dans votre paperasse est d’y aller pas à pas et de créer votre organisation administrative.
La rendre agréable à l’œil par de jolis dossiers, la rendre logique et simple pour vous et votre famille.
Gardez également à l’esprit que de tout reprendre à zéro demande un peu de temps. Je vous conseille vivement de vous faire aider par une tierce personne en fonction de l’étendu de votre Tour de Pise.
Alors si vous aussi :
- Vous en avez assez de vous sentir mal dès que vous voyez ce tas de paperasse qui se prend pour la Tour de Pise ?
- Vous ne savez plus par où commencer pour y mettre de l’ordre ?
- Vos papiers sont entassés sur le coin du bureau parmi la dizaine de publicités que vous recevez chaque semaine ?
- Vous préférez fermer la porte du bureau, pousser au fond du tiroir ces documents qui s’empilent ?
- Vous passez des heures à chercher le document dont vous avez besoin ?
Voici 3 étapes pour mettre votre paperasse au diapason.
1- Trier vos papiers en 4 catégories.
- A jeter : Pour savoir quels documents jeter, aidez-vous du document du service public (il est mis régulièrement à jour). Pour les documents confidentiels détruisez-les à l’aide d’une déchiqueteuse, où les amener à la déchetterie, où les transformer en confettis.
- A traiter : ne pas les classer sans les avoir lus et traités.
- En cours : assurer le suivi des dossiers (date d’envoi de votre demande, copie du courrier envoyé, prévoir la date de relance auprès des organismes)
- A classer : En faire des tas selon le genre de documents (famille, logement, finance, etc…)
2- Catégoriser et classer vos papiers.
Pour retrouver vos documents facilement, il y a une étape indispensable à mettre en place : les rassembler par genre puis les classer par ordre chronologique.
Les papeteries et les magasins de décoration intérieure regorgent de jolies boîtes, de magnifiques classeurs, de pochettes de couleur toutes plus clinquantes les unes que les autres. Vous avez un choix infini pour parvenir à faire de ce classement un beau moment agréable pour vos yeux.
Voici quelques exemples dont vous pouvez vous inspirer : (cette liste est non exhaustive)
- Vie de famille
- Santé
- Vie professionnelle
- Factures logement
- Véhicule
- Vacances
- Factures d’équipements divers
- Assurances
- Impôts
- Banque
- Projets familiaux
- Projets professionnels
- Etc… selon les sphères de votre vie.
3- Créer une routine administrative.
Une fois le tri et le classement effectué, il serait vraiment dommage de vous laisser à nouveau submerger par les papiers qui n’arrêtent jamais d’arriver dans votre boîte aux lettres chez vous et sur votre ordinateur.
On est d’accord que vous n’avez pas fait tout cela pour rien.
Pour vous aider à trouver votre routine, je vais vous expliquer ce que je fais chaque semaine et à quel moment.
- Tous les jours, j’ouvre et je lis mon courrier. Je le mets dans la pochette correspondante : à traiter, à classer.
- Pour les documents que je reçois et dont je n’ai plus l’utilité : je note de me désabonner auprès des organismes et je les jette immédiatement.
- Je prévois un bloc temps hebdomadaire de 15 minutes pour traiter mon courrier papier et électronique. Personnellement j’accole systématiquement ce moment avec la gestion de mon budget.
- J’archive 2 fois par an mes documents.
Dernières petites astuces.
- La régularité dans le suivi de vos papiers est primordiale.
- Collez l’autocollant STOP PUB sur votre boîte aux lettres. (Moins de papiers qui rentrent chez vous, moins de papiers à trier).
- Privilégiez la dématérialisation de vos documents administratifs et les classer dans votre ordinateur et/ou un disque dur externe, ou déposés dans un cloud.
- Faites de votre agenda votre allié pour y noter tout ce dont vous devez penser en terme administratif.
Et vous ? Comment gérez-vous vos papiers ? Avez-vous des astuces, des routines que vous voudriez nous partager ?
Ou alors est-ce une source de stress, de charge mentale supplémentaire ? Quelles en sont les conséquences ?
Je vous en parle dans cet article .
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L’allié de votre organisation : l’agenda
