4 étapes indispensables pour optimiser votre agenda
Quand on parle d’aide à l’organisation, l’outil principal, qui est cité par tout le monde est l’agenda.
L’agenda nous permet de garder le contrôle sur notre quotidien, de structurer nos pensées, de garder notre cerveau en bonne santé, d’anticiper nos actions.
Il nous aide également à limiter la procrastination et à avoir une organisation qui nous convienne.
L’agenda est l’outil indispensable à posséder pour y voir plus clair et ne rien oublier.
Mais je vous l’accorde, parfois, la réalité est bien différente. 🤯
Savoir gérer et utiliser un agenda n’est pas aisé pour tout le monde. Par où commencer ?
Comment en faire notre meilleur allié ?
Dès que j’aborde le sujet de l’organisation avec mes amies j’entends bien souvent les mêmes remarques :
✅ Je ne sais pas m’organiser,
✅ De tout noter me stresse encore plus,
✅ Personne ne m’aide,
✅ Je gère tout, toute seule,
✅ J’ai tout dans la tête,
✅ J’ai trop de choses à faire,
✅ Je suis débordée,
✅ Je cours tout le temps,
Ces remarques vous interpellent ? Vous vous reconnaissez dans ces situations ?
Pour ne plus avoir à vous dire « il faut que je pense à ça ! ».
Il existe une solution : l’anticipation de vos tâches à l'aide de votre agenda.
Que vous choisissiez un agenda papier, électronique ou les deux, un bullet journal, un simple carnet vous ne pourrez plus vous en passer tant il sera d’une aide précieuse pour votre organisation.
Grâce à votre agenda :
✅ Vous êtes maître de votre temps.
✅ Vous avez le contrôle de votre organisation grâce à la planification.
✅ Vous structurez vos pensées,
✅ Vous réalisez vos tâches dans les temps et sans stress.
✅ Vous simplifiez votre quotidien,
✅ Vous n’oubliez plus les rendez-vous et les dates importantes.
L’agenda vous aide à mieux gérer vos priorités. L’anticipation devient alors une seconde nature.
Mais alors comment vous y prendre ?
Comment prendre en main efficacement votre agenda ?
1ère étape
Lister tout ce que vous avez à programmer, à penser. Soyez la plus précise possible pour que l’exercice soit le plus efficace.
Cette étape est longue mais cruciale, car elle est la base de votre future organisation.
Elle vous permet d’établir VOS priorités.
📍 Vos objectifs de vie : lancer votre business, vous remettre au sport, mieux manger,
📍 Rendez-vous : médecin, école, banque, garagiste, coiffeur, soins beauté,
📍 Dates importantes : anniversaire, paiement des factures, envoi de documents, réservation des vacances,
📍 Enfants : conduite à leur entrainement sportif, aux compétitions, cours de musique, d’art créatif,
📍 Maison : ménage, courses, préparation des repas,
📍 Divers : vos activités de bénévolat, sorties entre amies,
📍 Routines
📍 Etc…
2ème étape
Classez, compartimentez vos actions, vos tâches, vos rendez-vous en leur attribuant des codes couleurs pour que d’un seul coup d’œil, vous sachiez de quoi il s’agit (voici quelques exemples) :
🚩 Rouge : évènement important : rendez-vous médicaux, conseils de classe,
✅ Vert : finance, gestion administrative, rendez-vous bancaires, factures,
🔷 Bleu : sport, sorties, invitations, périodes de vacances
🌸 Rose : vos moments de détente, vos sorties en couple
⬜️ Gris : entretien de la maison,
🟠 Orange : créer vos menus, courses, batchcoocing,
🟣 Violet : les étapes clés de vos objectifs
3ème étape
Priorisez vos actions et obligations puis reportez-les dans votre agenda.
Prévoyez d’accomplir vos tâches les plus difficiles quand votre énergie est à son maximum.
Mangez une grenouille chaque matin pour être plus productif !
Mark Twain
En procédant de cette façon vous vous assurez de commencer vos journées par la tâche la plus pénible. (autrement dit votre grenouille 🐸).
Ainsi le reste de votre journée sera beaucoup plus léger. Une fois votre grenouille notée dans votre agenda, vous ne pourrez plus la reporter.
Bye bye la procrastination.
✅ Notez vos moments de détente en priorité ! Et oui sinon, ils passent systématiquement à la trappe et ces moments sont aussi importants que les autres. Ils vous revitaliseront pour mieux gérer vos semaines à 100 à l’heure.
✅ Ne pas trop charger vos journées : prévoyez au maximum 3 tâches importantes par jour,
✅ Gardez des blocs temps pour les imprévus,
✅ Les rendez-vous obligatoires et non-modifiables (je vous recommande vivement d’ajouter une alerte électronique si vous avez opté pour un agenda papier).
✅ Des blocs temps pour ce que vous procrastinez le plus souvent comme par exemple la gestion administrative. Ainsi pas d’échappatoire : si vous planifiez 1 heure par semaine pour ranger vos papiers administratifs et payer vos factures : aucun report ne sera possible. Fixer le même bloc temps chaque semaine.
✅ Prévoyez 15 à 30 min par jour pour ranger votre maison, étendre une lessive, plier votre linge, passer l’aspirateur.
✅ Les rendez-vous avec vous-même pour faire le point sur vos objectifs personnels.
Hyper pratique avec les codes couleurs d’un seul coup d’œil, vous visualisez l’essentiel des activités de votre semaine.
4ème étape
Déléguez toutes les tâches que vous pouvez.
En effet, il ne suffit pas de simplement noter noir sur blanc ce qu’il y a à faire dans votre semaine.
Cette dernière étape consiste à identifier qui peut faire quoi ?
Pour cela, en concertation avec les membres de votre famille, vous déléguez les tâches que chacun peut assumer seul en toute responsabilité.
Vous pouvez utiliser une feuille A4 accrochée dans la cuisine afin que tout le monde ait une vue d’ensemble sur « qui fait quoi ».
Elle responsabilise chaque membre de la famille et vous soulage grandement au quotidien.
Chaque dimanche regardez le planning de la semaine suivante pour anticiper ce qu’il y a à faire.
Cette visualisation permet également de rappeler aux autres membres de la famille les rendez-vous qui les concernent.
Bonus : La liste positive.
En fin de journée, faites le point et prenez conscience de tout ce que vous avez accompli.
Cette liste, à l’inverse de la To Do List, vous indique ce que vous avez fait et non ce que vous devez faire.
Elle est très stimulante. On ressent un grand sentiment de fierté quand on réalise toutes les tâches qui ont été accomplies en une journée.
✨C’est l’occasion rêvée pour vous féliciter et être fière de vous. ✨
Cette liste vous permet également de réajuster votre planning en cas de surcharge mentale.
Vous l’aurez compris la clé d’une bonne organisation passe avant tout par la bonne gestion de votre agenda.
C’est un véritable antidote à la procrastination.
Inspirez-vous des étapes de cet article et choisissez l’outil qui vous ressemble : papier, électronique ou les 2 ainsi que la méthode qui vous convient le mieux.
C’est un formidable outil qui vous permet de prendre conscience de tout ce que vous faites au quotidien. Il responsabilise également la famille au complet. Votre charge mentale est ainsi partagée et prise en considération.
Pour aller encore plus loin, je vous conseille de mettre en place des routines qui soulageront votre quotidien en automatisant vos tâches.
Et vous ? Avez-vous un agenda ? Comment l’utilisez-vous ? Dites moi en commentaire vos trucs et astuces à ce sujet.
Prête pour prendre le contrôle de votre temps ? Belle planification à toutes. ⏱
